Publicación Diario Oficial No.: ., el día:
Publicada en la WEB CREG el: 17/September/2019

Bogotá, D.C., 17de septiembre de 2019

CIRCULAR No. 075


PARA: EMPRESAS DISTRIBUIDORAS DE GAS COMBUSTIBLE POR REDES DE TUBERÍA QUE PRESTAN EL SERVICIO EN MERCADOS RELEVANTES EXISTENTES DE DISTRIBUCIÓN

DE: DIRECCIÓN EJECUTIVA

ASUNTO: INICIO DE LA VERIFICACIÓN DE LA CALIDAD DE LA INFORMACIÓN SOBRE LOS ACTIVOS REPORTADOS POR LAS EMPRESAS DISTRIBUIDORAS DE GAS COMBUSTIBLE POR REDES DE TUBERÍA


El Director Ejecutivo de la Comisión de Regulación de Energía y Gas, CREG, en desarrollo del procedimiento previsto en la Circular CREG 030 de 2019, relacionado con la etapa de verificación de la calidad de la información reportada por las empresas conforme a lo previsto en el Numeral 6.3 del Artículo 6 de la Metodología contenida en las Resoluciones CREG 202 de 2013, CREG 138 de 2014, CREG 090 y CREG 132 de 2018, divulgado mediante Circular CREG 031 de 2019, informa a las empresas distribuidoras de gas combustible por redes de tubería que, en el mes en curso, la Comisión dará inicio al Proceso de Verificación de la calidad de la información de los activos de distribución reportados por las empresas en Apligas para efectos tarifarios.

Como se dio a conocer en su oportunidad, la Comisión llevará a cabo el proceso en cuestión, del que trata el Numeral 2 de la Circular N° 031 de 2019, con asesoría de una firma experta, para cuya contratación surtió dos (2) procesos de selección mediante la modalidad de pluralidad determinada de oferentes, el último de los cuales culminó el 3 de septiembre de 2019 con la adjudicación del contrato a la firma DIVISA INGENIEROS ASOCIADOS LIMITADA; contrato que tendrá un plazo de ejecución de tres (3) meses, contados a partir de la suscripción del acta de inicio.

Toda vez que no es viable adelantar el proceso de verificación de la calidad de la información de manera simultánea para todas las empresas distribuidoras de gas combustible por redes de tubería que prestan el servicio en mercados relevantes existentes de distribución; éstas se han programado en tres (3) grupos, atendiendo fundamentalmente la conformación de los Mercados Relevantes; el primero de los cuales se encuentra conformado por once (11) empresas y los dos restantes por quince (15) empresas cada uno, respecto de los cuales el proceso de verificación debe surtirse en su totalidad dentro del mes siguiente a la fecha de inicio del mismo.

Conforme se señaló en la Circular 031 de 2019 y lo establece el Numeral 1 del Anexo 3 de la Metodología contenida en las Resoluciones CREG 202 de 2013, CREG 138 de 2014, CREG 090 de 2018 y CREG 132 de 2018, con base en el inventario de activos en servicio reportado en Apligas (Reporte de Inversiones) y, en la metodología aprobada para el efecto por el Comité de Expertos, la Comisión determinó la muestra para la inspección normal respecto de la información reportada, misma que será verificada, así:
    1. Proceso de verificación documental.
      El cual se efectuará en las instalaciones de la firma Verificadora y las reuniones que se requieran con la empresa objeto de verificación se llevarán a cabo en la ciudad de Bogotá, D.C., en las oficinas de la firma Verificadora. En el Anexo 1 de la presente Circular se señalan brevemente las pautas generales de este proceso.

    2. Proceso de verificación en campo.
      En desarrollo del cual se verificará en sitio la precisión de la información reportada y, como se señala en el Anexo 3 de la Metodología. En el Anexo 2 de la presente Circular se relacionan brevemente las pautas generales de este proceso.

    En orden a propender por un buen relacionamiento entre el Verificador y las empresas objeto de verificación y, a garantizar que el proceso de verificación sea ágil y se surta dentro del tiempo previsto para su total realización, se relacionan a continuación algunos aspectos generales que deben ser tenidos en cuenta:

    1. La Comisión comunicará formalmente a cada empresa el inicio de su proceso de verificación y el número de registros respecto de los cuales se adelantará la verificación; proceso que no tendrá costo económico alguno para las empresas.
      2. Cada empresa, dentro de los dos (2) días siguientes al recibo de la comunicación del inicio de su proceso de verificación por parte del CREG, deberá designar un profesional de la empresa con facultad para tomar las decisiones que se requieran, quien será, por su parte, el enlace con el Verificador.

      3. La muestra determinada por la CREG para cada empresa le será entregada a la firma Verificadora, identificando los registros que serán objeto de revisión.
        4. El Verificador requerirá directamente a la empresa los documentos de que dispone la empresa para acreditar la veracidad de información de la muestra y/o aquellos pertinentes para tal fin.
          5. Igualmente, el Verificador solicitará directamente a la respectiva empresa, con copia a la CREG, las aclaraciones a que haya lugar respecto de las diferencias o faltantes de documentos, en orden a contar con elementos de juicio adecuados y suficientes que permitan dar por aceptada o rechazada la información.
            6. Los requerimientos del Asesor que no sean atendidos dentro de los términos que se indican en los Anexos 1 y 2, se entenderán para todos los efectos como no recibidos.
              7. La firma Verificadora entregará a la Comisión un informe con el resultado de la verificación y, a su vez, la Comisión lo comunicará a cada empresa distribuidora para su aceptación o formulación de observaciones dentro de los cinco (5) días siguientes.
                8. Culminado satisfactoriamente el proceso de Verificación Tipo 1 de la calidad de la información de cada empresa, continuará la etapa de presentación de las solicitudes tarifarias conforme a la metodología contenida en las Resoluciones CREG 202 de 2013, CREG 138 de 2014, CREG 090 y CREG 132 de 2018 y, al efecto, mediante Circular de la Dirección Ejecutiva la CREG publicará el Cronograma para la radicación de las mismas.
                  9. Cuando el proceso de verificación de la calidad de la información sobre los activos de distribución reportados por una empresa en Apligas concluya con el rechazo de la información reportada, como se establece en el Numeral 1 del Anexo 3 de la Metodología, la empresa distribuidora de que se trate deberá presentar nuevamente la información que respalda la aprobación de los cargos de distribución y solicitar a la Comisión la realización de la Verificación Tipo 2 de que trata el Numeral 2 del Anexo 3 de la Metodología, cuyos costos deberán ser asumidos en partes iguales por la respectiva empresa y por la CREG.
                    Finalmente, es pertinente señalar que se requiere de la efectiva actuación de las empresas para surtir, dentro del término previsto para el efecto, el proceso de verificación y de presentación de solicitudes tarifarias antes del 31 de diciembre del año en curso,

                    Cordialmente,



                    CHRISTIAN JARAMILLO HERRERA


                    ANEXO 1
                    PROCESO DE VERIFICACIÓN DOCUMENTAL

                    1. La verificación documental se efectuará en las instalaciones de la firma Verificadora que adelantará este proceso en nombre de la Comisión, por lo que toda la documentación debe ser dirigida a la dirección que esta suministre.
                      2. La firma Verificadora requerirá directamente a la empresa los documentos de que dispone para acreditar la veracidad de información suministrada y/o aquellos pertinentes para tal fin, señalando el plazo en que debe ser atendida la solicitud.
                        3. La empresa objeto de verificación deberá responder de manera completa, en medio digital, las solicitudes formuladas por la firma Verificadora dentro del plazo que ésta haya determinado para el efecto en el respectivo requerimiento.
                          4. Los requerimientos de información que no sean satisfechos dentro de los términos fijados se entenderán para todos los efectos como no atendidos.

                          5. Las reuniones que sea necesario efectuar con las empresas para aclarar la información suministrada se realizarán en las instalaciones de la firma Verificadora.
                            6. La empresa distribuidora debe disponer y entregar toda la información del activo a ser verificado, su correcta clasificación, justificar la fecha de entrada en operación, acreditar el valor de la unidad constructiva especial, entre los principales atributos.
                              7. Las actas de reunión deben ser firmadas por el representante de la empresa distribuidora así como como de la firma Verificadora.

                              8. La Comisión podrá ordenar que se alleguen otros documentos que permitan reconsiderar o ratificar la aceptación o rechazo de la información de la respectiva empresa.


                              ANEXO 2
                              PROCESO DE VERIFICACIÓN EN CAMPO

                              1. La empresa debe designar a un profesional de enlace, con el objeto de coordinar las visitas en sitio y coordinar la entrega de la información que se requiera para la visita por parte de la firma Verificadora.
                                2. La empresa debe permitir, sin limitación alguna, el acceso a todas las instalaciones (activos) a ser verificadas en sitio.
                                  3. La firma Verificadora deberá realizar el levantamiento de la información en sitio en compañía de un representante de la empresa distribuidora que atiende el respectivo municipio o mercado relevante, que acompañe los recorridos y facilite el acceso a instalaciones de la empresa.
                                    4. La empresa distribuidora debe disponer de toda la información de los activos existentes que permitan determinar la existencia del activo en sitio, su correcta clasificación, la fecha de entrada en operación, entre otros atributos.
                                      5. Las actas de reunión y las planillas de recolección de información en sitio en los que se registren los datos, deben ser firmadas por el representante de la empresa distribuidora, así como como de la firma Verificadora.

                                      6. La Comisión, podrá ordenar que se alleguen otros elementos de convicción que permitan reconsiderar o ratificar la aceptación o rechazo de la información de la respectiva empresa.



                                      Doble click sobre el archivo anexo para bajarlo(Resoluciones CREG)
                                      Circular075-2019.docxCircular075-2019.docxCircular075-2019.pdfCircular075-2019.pdf
                                      Doble click sobre el archivo anexo para bajarlo(Documento CREG)